SOP Pelayanan Informasi

MAKLUMAT STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

PELAYANAN INFORMASI KUA TANDES SURABAYA

 Prosedur Operasi Tatacara Penerimaan dan Pelayanan Pemohon Layanan dan Informasi

KUA Tandes berdasarkan UU 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

No	Uraian Kegiatan	Uraian Pelayanan	Petugas   terkait
1	Pemohon informasi menghadap kepada petugas informasi untuk hal-hal terkait dengan proses perkaranya	1. Petugas menanyakan, apa yang bisa dibantu. 2. Apabila yang ditanyakan tentang hal- hal yang sederhana oleh pihak yang berperkara, misalnya mengenai tata cara mendaftar nikah, permohonan legalisir/rekomendasi, biaya nikah, konsultasi BP4, pengambilan akta nikah, pencarian data nikah untuk mengurus duplikat buku nikah dan lain sebagainya yang bisa diketahui dengan cepat dari data base komputer (SIMKAH), maka informasi langsung diberikan. 3. Apabila informasi yang diminta tersebut tidak tersedia di database komputer, maka petugas menghubungi unit kerja yang terkait (Staf umum, penghulu, kepala KUA terkait dengan masalahnya, dan pemohon dimohon menunggu. 4. Apabila petugas yang dihubungi sedang tidak ada ditempat (menjalankan tugas pokok, atau dinas luar), segera disampaikan kepada pemohon bahwa informasi yang diperlukan tidak bisa disampaikan hari itu, dan mohon waktu lain; 5. Apabila informasi yang diminta berupa dokumen (akta nikah), maka petugas informasi menghubungi petugas yang bertanggung jawab terhadap hal tersebut. 6. Dokumen yang sudah selesai/siap, langsung diberikan pada saat itu juga setelah yang bersangkutan memenuhi kewajiban sesuai dengan ketentuanyang berlaku. 7. Apabila dokumen yang diperlukan belum selesai/siap, atas informasi dari petugas terkait, disampaikan kepada pemohon, kapan harus datang lagi. 8. Apabila pemohon minta informasi yang lebih tehnis mengenai pengajuan suatu perkara tertentu, maka petugas meneruskan kepada pejabat yang bersangkutan, dan pejabat yang terkait memberikan penjelasan langsung kepada pemohon.	Resepsionis/ Staf Umum/ Kepala KUA
2	Pemohon informasi menghadap kepada petugas informasi untuk hal-hal di luar proses perkaranya	1.Petugas informasi menyampaikan formulir yang harus diisi. 2. Petugas informasi menyeleksi apakah informasi yang diminta oleh pemohon termasuk informasi yang boleh diakses atau tidak boleh diakses oleh publik. 3. Untuk informasi yang boleh diakses oleh publik, Petugas mencari informasi yang diminta pemohon dengan menghubungi petugas/pejabat terkait, baik di lingkungan kepaniteraan maupun kesekretariatan. 4.Petugas informasi diperbolehkan menyampaikan informasi yang berkaitan dengan program kerja, kegiatan, keuangan, dan kinerja KUA yang meliputi : a. Ringkasan informasi tentang program dan atau kegiatan yang sedang dijalankan KUA      b. Ringkasan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) c. Ringkasan Laporan Keuangan d. Ringkasan daftar aset dan inventaris      e.Informasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan terkait. f. Semua informasi lain sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku misal: Informasi tentang Isbath 5.Apabila informasi telah diperoleh, petugas menyampaikan kepada pemohon. 6. Biaya penggandaan dan penjilidan menjadi tanggungan pemohon; 7. Apabila yang diminta adalah informasi yang tidak boleh diakses oleh publik, petugas informasi memberi penjelasan kepada pemohon tentang hal tersebut beserta dasar hukumnya.	Resepsionis/ Staf Umum
3	Pemohon informasi menghubungi petugas lewat telepon atau alat komunikasi lain (sms, email)	1.Petugas menanyakan nama dan identitas pemohon. 2.Apabila pemohon mempunyai legal standing dalam perkara tersebut, untuk hal-hal yang terkait dengan proses perkaranya (tanggal nikah, tanggal putusan dll), petugas bisa memberikan informasi yang diminta secara langsung. 3. Apabila untuk mendapatkan informasi  tersebut, petugas harus menghubungi pejabat lainnya, maka pemohon diminta untuk menelpon lagi,  sementara petugas menghubungi pejabat yang terkait. 4. Untuk minta dokumen atau salinan putusan/penetapan, atau akta cerai, supaya dijelaskan bahwa yang bersangkutan harus datang menghadap. 5. Informasi bahwa pemohon sebagai pihak berperkara minta ijin tidak bisa hadir di pernikahan atau mohon  penundaan nikah, tidak bisa  dilakukan melalui telepon atau alat komunikasi yang lain, tetapi harus  dengan surat tertulis yang disampaikan di pernikahan.	Resepsionis/ Operator Web
4	Pemohon sebagai pengadu terkait dengan pelaksanaan tupoksi atau  pelayanan KUA yang dianggap tidak sesuai dengan peraturan  perundang-undangan yang berlaku.	1. Petugas menjelaskan kepada pemohon bahwa pengaduan harus disampaikan  secara tertulis; 2.Dalam hal pemohon mengalami  kesulitan untuk menulis, petugas membantu menuangkan aduannya  dalam formulir yang tersedia untuk itu; 3.Petugas meneruskan pengaduan tersebut kepada Kepala atau Penghulu KUA untuk ditindak lanjuti;	Resepsionis/ Petugas Umum